Kommunikation

Feedbackkultur: Die 10 goldenen Regeln

Es ist nicht immer leicht, offen zu hören, was andere von uns denken. Umso bedeutender ist ein angemessener Rahmen für Feedback, der die Balance zwischen Ernsthaftigkeit und einer positiven Atmosphäre hält. Heute konzentrieren wir uns auf die Gestaltung einer solchen Kultur, unterstützt durch zehn goldene Regeln, die Feedback effektiv und wirkungsvoll machen.

Ein Schaubild von einem Smiley zur Visualisierung von einer positiven Feedbackkultur.

Die 10 goldenen Regeln einer gesunden Feedbackkultur


1. Feedback muss sorgfältig vorbereitet werden

Bevor ein Feedbackgespräch stattfinden kann, müssen alle relevanten Fakten und Beispiele gesammelt werden, die sich auf die bewertende Leistung und Verhaltensweisen beziehen. Anschließend sollten diese Informationen zunächst individuell bewertet, Schlussfolgerungen gezogen und klare Ziele für das Feedbackgespräch definiert werden. Eine strukturierte Feedbackkultur, die sich auf einen zentralen Aspekt konzentriert und eine konstruktive Anschlusskommunikation ermöglicht, ist empfehlenswert. Es ist ebenfalls hilfreich, im Voraus das Einverständnis der Mitarbeitenden für das Feedbackgespräch einzuholen, da dies die Bereitschaft zu einer offenen und transparenten Diskussion erhöht.

2. Eine konsistente Agenda entwickeln

Basierend auf Überlegungen, welchem Zweck das Feedback dient, kann die Agenda für das Gespräch sinnvoll aufgebaut werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Gesprächspartner:innen ausreichend Zeit haben, um das Feedback zu verarbeiten und die (konstruktiven) Rückmeldungen zu reflektieren. Das Gespräch kann in drei Teile untergliedert werden: Feedback-Vorstellung, Planungen und Zielsetzung sowie Diskussion von verschiedenen Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten.

3. Gespräche in Präsenz sind wertvoll

Feedback wird effektiver wahrgenommen, wenn es in persönlicher und physischer Präsenz gegeben wird. Deshalb sollten Feedbackgespräche in der Regel nicht überVideokonferenzen geführt werden. In einem persönlichen Gespräch können Zwischentöne besser erkannt werden und der persönliche Kontakt schafftOffenheit undTransparenz.

4. Es sollte sich stets genügend Zeit genommen werden

Eigentlich ist das eine Binsenweisheit: Kurze, ungeplante Gespräche zwischen Tür und Angel oder an der Kaffeemaschine vermitteln keine Wertschätzung und sind für einkonstruktives Feedback ungeeignet. Wenn dringender Handlungsbedarf besteht, kann ein Feedbackgespräch auch kurzfristig anberaumt werden, sollte jedoch dennoch ausreichend Zeit für eine angemessene Diskussion bieten.

5. Eine wertschätzende Haltung ist die halbe Miete

Ein Feedbackgespräch sollte nicht als einseitiger Vortrag verstanden werden, sondern als Dialog auf Augenhöhe. Dabei gilt der Grundsatz: Die Gesprächspartner:innen sollten immer so behandelt werden, wie man selbst gerne von seiner Führungskraft behandelt werden möchte. Respekt und Offenheit sind hierbei Schlüsselmomente für eine konstruktive Feedbackkultur.

6. Ruhig bleiben, Emotionen zügeln

Selbst, wenn Feedback kritisch ist, sollten emotionale Ausbrüche vermieden werden. Es ist wichtig, auf der Sachebene zu bleiben und Schuldzuweisungen zu vermeiden, wie es auch die Gewaltfreie Kommunikation (GFK) lehrt. Im Laufe des Gesprächs ist außerdem eine positive und verbindliche Tonlage beizubehalten. Darüber hinaus istEmpathie von großer Bedeutung, da es auch private Probleme sein können, die sich schließlich negativ auf die Arbeitsleistung auswirken. Eine empathische Reaktion zeigt, dass nicht nur die berufliche Rolle, sondern auch der Mensch dahinter gesehen wird.

7. Konstruktiv, konkret und ehrlich sprechen

Damit Feedback die gewünschten Ergebnisse erzielt, ist es wichtig, konkret und ehrlich zu sein. Konkretheit bedeutet, dass die Kritik anhand von Beispielen aus demArbeitsalltag belegt wird. Fehler sollten in konstruktiver Weise angesprochen werden, da ein ständiges Wiederholen von Fehlern oft zu einer defensiven Reaktion führt.

8. Auch positive Aspekte und Entwicklungen sollten hervorgehoben werden

Es ist wichtig, sich nicht nur auf Schwachstellen zu fokussieren, sondern auch positive Aspekte und Stärken hervorzuheben. Jeder Mensch schätzt Anerkennung und Lob.Feedback, das positive Rückmeldungen enthält, motiviert die Mitarbeitenden, sich weiterzuentwickeln.

9. Aktives und engagiertes Zuhören macht einen Unterschied

Sowohl Feedbackgeber:innen als auch Mitarbeitende sollten aktiv zuhören. Kritische Anmerkungen von Mitarbeitenden sollten ernst genommen werden, da ofteinfache Wünsche und Bedürfnisse dahinterstehen, die relativ leicht umzusetzen sind.

10. Schließlich: Zusammengefasste Dokumentation der Ergebnisse und Ziele

Damit Feedback nicht in Vergessenheit gerät, sollten die Ergebnisse des Gesprächs und die gemeinsam entwickelten Ziele festgehalten werden. Die SMART-Methode(Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert) kann hierbei eine nützliche Grundlage bieten, um Ziele konkret und umsetzbar zu definieren. Dies dient als Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit.
 

Unsere abschließenden Gedanken zur Feedbackkultur

Mit Techniken wie gewaltfreier Kommunikation (GFK) und aktivem Zuhören lässt sich eine fruchtbare Feedbackkultur etablieren. Es geht darum, jeder Person genügend Raum zu geben, um sicherzustellen, dass die Leistungspotenziale voll ausgeschöpft werden können. Fehlerhaftigkeit ist menschlich, und eine konstruktive Feedbackkultur ist ein Geschenk, das individuelles und gemeinsames Wachstum ermöglicht. Durch eine offene Kommunikation, die auf Respekt und Verständnis basiert, schaffen wir eineAtmosphäre, in der sich alle Beteiligten unterstützt und motiviert fühlen, ihr Bestes zu geben. Wir helfen Ihnen gerne dabei, den Grundbaustein für eine konstruktive Feedbackkultur zu legen.

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