Die Bedeutung von Change-Management-Prozessen für erfolgreiche Organisationen

„Veränderungen sind Gelegenheiten für diejenigen, die sich darauf vorbereiten, und Hindernisse für diejenigen, die es nicht tun.“ – Khalil Gibran

Ob in der Organisation oder in persönlichen Lebensbereichen – die Fähigkeit, Veränderungen erfolgreich zu managen, ist von entscheidender Bedeutung für Wachstum und langfristigen Erfolg. Doch während Veränderungen unausweichlich sind, stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, sie effektiv zu bewältigen und ihre Teams erfolgreich durch den Wandel zu führen. Hier bedarf es einem effektiven Change-Management-Prozess, um Stabilität zu schaffen, Widerstand zu minimieren und eine kohärente Vision für die Zukunft zu schaffen. In diesem Blogartikel erfahrt ihr alles über zugrunde liegende Prinzipien und bewährte Modelle, um den Change gemeinsam mit eurem Team zu meistern. 

 

Grundlagen zum Change-Management

Der Begriff des Change-Managements wurde erstmals in den 1930er-Jahren verwendet und kann ganz allgemein als das professionelle Managen von Veränderungen betrachtet werden. Doch dahinter steckt mehr: Es geht darum, Veränderungsprozesse sowohl auf organisationaler als auch auf persönlicher Ebene zu planen, zu initiieren, zu motivieren, zu realisieren, zu steuern und zu stabilisieren. In der Literatur lässt sich dazu eine genaue Definition finden: „Change-Management ist die Strategie des geplanten und systematischen Wandels, der durch die Beeinflussung der Organisationsstruktur, Unternehmenskultur und individuellen Verhalten zu Stande kommt, und zwar unter größtmöglicher Beteiligung der betroffenen Arbeitnehmer.“ (Gabler Wirtschaftslexikon).

Veränderungen aktiv zu managen ist heutzutage wichtiger denn je, denn sie können zunächst beängstigend sein: Veränderungen erfordern Energie, Vertrautes und Gewohntes löst sich auf und der zukünftige Zustand ist oft noch nicht richtig einschätzbar. Genau hier setzt Change-Management an und holt die Beteiligten da ab, wo sie es brauchen. Doch wie genau können wir durch Change-Management profitieren? Die Vorteile sind vielfältig und zeigen, dass sich durch die systematische Durchführung eines Change-Management-Prozesses zahlreiche positive Effekte für Organisationen ergeben:

• Die intrinsische Projektbeteiligung und das Commitment der Beteiligten nehmen zu.
• Die Betroffenen verstehen den Gesamtzusammenhang einer Veränderung.
• Der Projektbetrieb ist durch geeignete Infrastrukturen und Systeme gesichert.
• Es kommt zu einer höheren Zufriedenheit mit der Veränderung. 

Dies wird auch in der Forschung belegt, denn eine Studie von Towers Watson, „Change and Communications Study Report“ aus dem Jahre 2014, hat bereits gezeigt, dass Organisationen mit effektiver Kommunikation und effektivem Change Management gegenüber direkten Mitbewerbern eine 350% höhere Effektivität haben. Gerade weil die Vorteile so vielfältig sind und sich die Gestaltung von Change-Prozessen direkt auf die Mitarbeitenden und die Organisation auswirkt, erfordert dieses Prinzip eine ganzheitliche Strategie. 

 

Die Unausweichlichkeit von Veränderungen

Veränderungen sind unerlässlich, um Fortschritt zu ermöglichen und gerade für Organisationen, die mit zahlreichen verschiedenen Umwelten konfrontiert sind, ist der Wandel ein alltägliches Thema. Doch dass Veränderungen erfolgreich implementiert werden können, erfordert vor allen Dingen eins: Die Veränderungsbereitschaft aller Beteiligten. Jeder Change-Management-Prozess bedarf demnach einer gezielten und ganzheitlichen Herangehensweise, die folgende Werte lebt:

• Klare und offene Kommunikation und Transparenz
• Einbindung und Partizipation
• Kommunikation der Chancen der Veränderung
• Schulungen und Unterstützung
• Hören aller Meinungen
• Führungskräfte agieren als Vorbilder

Nur, wenn alle beteiligten Faktoren gelebt werden, kann die Bereitschaft der Mitarbeitenden für Veränderung und somit auch die Effektivität im Prozess nachhaltig erhöht werden. Letztendlich ist es die ganzheitliche Integration dieser Komponenten, die den Weg für einen zukunftsorientierten und erfolgreichen Transformationsprozess ebnet.

 

Modelle und Praktiken für einen erfolgreichen Change-Management-Prozess

Theoretisch habt ihr bis hierhin einiges über Change-Management erfahren. Doch wie sieht das Ganze in der praktischen Anwendung aus? Die Modelle zur erfolgreichen Gestaltung von Change sind vielfältig. In diesem Abschnitt wollen wir euch einige der Wichtigsten vorstellen. 

Das 3-Phasen-Modell nach Lewin

Kurt Lewin geht in seinem Modell davon aus, dass es in jeder Organisation zwei Formen von Kräften gibt. Die, die den Wandel vorantreiben und solche, die den Wandel verhindern. Für den Beginn des Wandels sollte sichergestellt werden, dass die treibenden Kräfte überwiegen, während langfristig ein Gleichgewicht zwischen beiden Kräften angestrebt wird. Überwiegen nämlich die hemmenden Kräfte, kommt es zu Stillstand oder sogar einer Rückwärtsentwicklung. Ähnlich sieht es mit den vorantreibenden Kräften aus: Überwiegen diese dauerhaft, kommt die Organisation nicht ins Gleichgewicht. Der permanente Wandel überfordert die Mitarbeitenden und führt auf Dauer zu einem Leistungsabfall. Doch wie kann es gelingen dieses Gleichgewicht herzustellen? Ein erfolgreicher Wandlungsprozess hat nach Lewin drei Phasen: 

Auftauen: Hier wird das Bewusstsein für die Notwendigkeit zur Veränderung geschaffen und bestehendes wird aufgebrochen.

Bewegen: Die Veränderung wird eingeführt und die Beteiligten lernen neue Fähigkeiten und Prozesse.

Einfrieren: Das Neue wird zur Norm und die Veränderungen werden in der Organisation verankert und stabilisiert.

In unserem LinkedIn Post geben wir dir weitere Einblicke in das Lewin-Modell und verorten damit den Beginn unserer eigenen Veränderungsreise.

 

Das Modell der sieben Basisprozesse

Ein weiteres Modell ist das der sieben Basisprozesse. Dieses beruht auf der Annahme, dass eine Organisation sich nur dann entwickeln kann, wenn man sich auf die Prozessebene begibt. Bei einem Organisationsentwicklungsprozess handelt es sich demnach nicht nur um einen einzigen Prozess, sondern aus sieben parallel verlaufenden Einzelprozessen, die als ein Gesamtprozess wirken. Diese gliedern sich in:

Diagnoseprozess: In dieser Phase wird eine Analyse der Organisation vorgenommen, die der Bewusstseinsbildung dient. Dafür werden Daten gesammelt und interpretiert.

Zukunftsgestaltungsprozess: Dieser Prozess behandelt die gewünschte Zukunft und Zielbestimmung. Fragen nach der Vision und dem Leitbild sind hier zentral, um zu verstehen, welchen strategischen Weg die Organisation gehen will.

Psychosoziale Prozess: Emotionalen Veränderungen wird Raum gegeben und Spannungen, Konflikte, Machtbeziehungen sowie Rollenbilder werden bearbeitet.

Lernprozess: In diesem Prozess werden die Beteiligten zu Neuem befähigt und weiterentwickelt. Es geht hier konkret um die Vermittlung von neuem Wissen und Können, das durch Übung in der Praxis organisiert wird.

Informationsprozess: Es ist wichtig, alle Beteiligten gezielt zu informieren und eine transparente sowie regelmäßige Kommunikation zu gewährleisten, um den Handlungszweck zu vermitteln und Unsicherheiten aufzulösen.

Umsetzungsprozess: Hier werden die richtigen Rahmenbedingungen geschaffen, um Veränderungen zu implementieren. Dabei geht es um die Verankerung neuer Rituale und Routinen.

Change-Managementprozess: Der Veränderungsprozess wird ganzheitlich geplant, gelenkt und evaluiert. Dafür werden Ressourcen zur Verfügung gestellt, eine Projektorganisation aufgebaut und Lenkungsgremien eingerichtet.

Alle Prozesse können in verschiedenen Projektphasen zum Tragen kommen und lassen sich mithilfe von passenden Tools ausgestalten. In Summe schärft die Betrachtung und Ausgestaltung aller sieben Basisprozesse die Professionalisierung des Projektmanagements und der Durchführung von umfangreichen Change-Projekten.

 

Das 8-Phasen-Modell von John P. Kotter

Mit seinem 8-Phasen-Modell beschreibt John P. Kotter eine Vorgehensweise für Veränderungen in Organisationen. Es ist eine Weiterentwicklung des 3-Phasen-Modells von Kurt Lewin und besteht aus acht aufeinanderfolgenden Phasen, die einen Changeprozess von Beginn an abbilden:

1. Gefühl der Dringlichkeit erzeugen: Um Veränderungen in Gang zu setzen, braucht es einen Anlass. Dieser schafft ein gemeinsames Bewusstsein für die Dringlichkeit und Chancen des Wandels.
2. Führungskoalition aufbauen: Es werden Gleichgesinnte gesucht, die eine gleiche oder ähnliche Wahrnehmung der Dringlichkeit haben und diese nach außen tragen.
3. Vision und Strategie entwickeln: Die Art und Weise, wie die Organisation mit der Veränderung umgeht und die daraus resultierenden Konsequenzen werden in eine Strategie und Vision umgewandelt.
4. Veränderung kommunizieren: Die Vision und darauf aufbauende Strategien müssen für alle Beteiligten greifbar, verständlich und inspirierend sein.
5. Mitarbeitende auf breiter Basis befähigen: In dieser Phase werden die Veränderungsbereitschaft und Mitwirkung der Mitarbeitenden gesichert. Wichtig ist dabei, dass Widerstände gehört und gesehen werden.
6. Schnelle Erfolge erzielen: Veränderung können zäh sein. Von Vorteil ist es, kurzfristige Erfolge anzustreben und zu zelebrieren, die den Veränderungsprozess beflügeln und das Vertrauen der Beteiligten stärken.
7. Veränderungen weiter antreiben: Nach der Konsolidierung der ersten Erfolge, gilt es den Schwung aufrechtzuerhalten und kontinuierlich weitere Veränderungen oder Projekte zu initiieren.
8. Neue Ansätze in der Kultur verankern: Die Schlussphasen konzentrieren sich darauf, Veränderungen in der Unternehmenskultur zu verankern und neue Praktiken, Werte und Verhaltensweisen zu etablieren. 

Erst wenn es gelingt die Veränderung auch generationsübergreifend zu implementieren, ist Kotter’s Change-Management-Modell erfolgreich abgeschlossen. Alle acht Phasen des Modells betonen zusammenfassend emotionale und kulturelle Aspekte, als tragende Elemente des Wandels.

Die genannten Modelle sowie weitere bieten einen umfassenden Rahmen zur Erfassung und Umsetzung von Veränderungen in Organisationen. Ein strukturierter Ansatz ermöglicht es, Herausforderungen im Change-Management zu bewältigen und den Erfolg von Veränderungen sicherzustellen. Die Anwendung solcher Modelle befähigt Organisationen, flexibler und anpassungsfähiger zu werden, um den Anforderungen des Wandels gerecht zu werden.

 

Unsere abschließenden Gedanken

Es bleibt festzuhalten, dass das aktive Managen von Veränderungen von entscheidender Bedeutung für Organisationen in einer sich ständig wandelnden Welt ist. Eine effektive Veränderungsstrategie ermöglicht es Unternehmen, sich neuen Marktanforderungen anzupassen, Innovationen voranzutreiben und ihre Leistungsfähigkeit zu verbessern. Darüber hinaus kann ein professionell durchgeführtes Change-Management dazu beitragen, Widerstände zu minimieren, das Engagement der Mitarbeitenden zu steigern und das Risiko von Fehlern oder Ausfällen zu reduzieren, indem die Reise des Wandels gemeinsam mit allen Beteiligten bestritten wird. Die Modelle bieten dabei einen ersten Ansatz zur praktischen Umsetzung. Insgesamt trägt ein strategisches und effektives Change-Management dazu bei, dass Organisationen langfristig erfolgreich sind.