Change Management Trends und Technologien

„Unser Ziel ist es, Technologie so zu gestalten, dass sie das Beste der Menschheit erweitert.“ - Satya Nadella

„Y2K“ – so wurde zur Jahrtausendwende ein vermeintlicher Virus bzw. Glitch genannt, der durch die Änderung der Jahreszahlen von 1999 auf 2000 aktiviert werden sollte, und potenziell alle Computer der Welt lahmlegen könnte. Zahlreiche Doomsday-Szenarien geisterten durch die Medien, in denen vom Zusammenbruch der gesamten Infrastruktur die Rede war: Flugzeuge würden abstürzen, Lieferketten würden zusammenbrechen, die gesundheitliche Versorgung wäre nicht mehr zu gewährleisten. Zum Glück – und auch dank sehr guter Vorbereitung der damaligen IT-Kräfte – kam es nicht dazu. Jedoch veranschaulicht dieses geschichtliche Beispiel, dass die Durchdringung unserer Gesellschaft mittels Computer und digitalen Technologien eigentlich nichts Neues ist. Und doch sprechen wir vor allem erst in der Gegenwart von „Digitaler Transformation“ – vor allem, wenn es um Change in Organisationen und am Arbeitsplatz geht.

 

Digitale Transformation im Change Management

Was meinen wir eigentlich, wenn wir im Change-Kontext von „Digitaler Transformation“ sprechen? „Der Begriff Digitale Transformation bezeichnet erhebliche aktive Veränderungen des Alltagslebens, der Wirtschaft und der Gesellschaft durch die Verwendung digitaler Technologien und Techniken sowie deren Auswirkungen“, definiert die Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik. Angewandt an Change in Unternehmen und Organisationen kann das Folgendes bedeuten:

• Einführung von digitalen Technologien: Diese erfordern Anpassungen von Mitarbeitenden und Führungskräften.
• Veränderung durch digitale Technologien: Unsere Arbeitsweise verändert sich durch die Digitalisierung selbst.

Beides geschieht an Arbeitsplätzen tagtäglich. Wir möchten hier genauer betrachten, wie die digitale Transformation Change-Prozesse beeinflusst: Zum einen aus der Perspektive, dass die digitale Transformation der Gegenstand der Veränderung und somit des Change Managements ist, und zum anderen, wie digitale Hilfsmittel und KI beim Change Management selbst helfen können. Zum Abschluss stellen wir uns die Frage: Geht Change denn überhaupt noch ohne Digitalisierung?

 

Einführung von neuen Technologien: Nicht ohne meinen Change-Prozess!

Change Management ist ein kritischer Prozess bei der Einführung neuer Technologien am Arbeitsplatz. Es sorgt dafür, dass die Implementierung reibungslos verläuft und dass die Mitarbeitenden die neuen Systeme effektiv nutzen. Das „Unified Theory of Acceptance and Use of Technology (UTAUT) Modell“ bietet einen nützlichen Rahmen, um zu verstehen, warum Change Management in diesem Kontext notwendig ist.

 

UTAUT-Modell

Das UTAUT-Modell wurde entwickelt, um die Akzeptanz und Nutzung von Technologien zu erklären. Es identifiziert vier Hauptkonstrukte, die die Entscheidung der Benutzer*innen beeinflussen, die neu eingeführte Technologie auch tatsächlich zu nutzen:

1. Performance Expectancy: Der Grad, zu dem eine Person glaubt, dass die Nutzung der neuen Technologie ihre Arbeitsleistung verbessern wird.
2. Effort Expectancy: Der Grad der Leichtigkeit, den eine Person bei der Nutzung der neuen Technologie erwartet.
3. Social Influence: Der Grad, zu dem eine Person glaubt, dass wichtige andere (z.B. Kolleg*innen, Vorgesetzte) die Nutzung der neuen Technologie befürworten.
4. Facilitating Conditions: Der Grad, zu dem eine Person glaubt, dass eine organisatorische und technische Infrastruktur existiert, um die Nutzung der Technologie zu unterstützen.

 

Förderung der Akzeptanz durch Change Management

Wie hilft nun Change Management bei der Förderung von Technologieakzeptanz, und somit bei der erfolgreichen Einführung von neuen Technologien?

Förderung der Akzeptanz (Performance Expectancy und Effort Expectancy):

• Performance Expectancy: Durch Change Management können Organisationen sicherstellen, dass die Vorteile der neuen Technologie klar kommuniziert werden. Wenn Mitarbeiter*innen verstehen, wie die Technologie ihre Arbeit verbessert, steigt ihre Bereitschaft zur Nutzung.
• Effort Expectancy: Change Management hilft, die wahrgenommenen Schwierigkeiten bei der Nutzung der neuen Technologie zu reduzieren. Schulungen und unterstützende Materialien können die Nutzerfreundlichkeit erhöhen und Ängste abbauen.

Einfluss sozialer Faktoren (Social Influence):

• Durch gezielte Kommunikation und die Einbeziehung von Meinungsführer*innen innerhalb der Organisation können positive Einstellungen gegenüber der neuen Technologie gefördert werden. Wenn angesehene Mitarbeitende die Technologie unterstützen und nutzen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass andere folgen.

Bereitstellung unterstützender Bedingungen (Facilitating Conditions):

• Change Management stellt sicher, dass die notwendigen technischen und organisatorischen Ressourcen vorhanden sind. Dies umfasst nicht nur die technische Infrastruktur, sondern auch Unterstützungssysteme wie Helpdesks, Schulungen und Benutzerhandbücher.

Klassisches Change Management ist also unbedingt notwendig, wenn wir sicherstellen wollen, dass neue Technologien am Arbeitsplatz akzeptiert und genutzt werden. Doch was, wenn Change Management selbst nicht mehr „klassisch“, sondern „digital“ werden soll? Wie kann das aussehen?

 

Technologische Unterstützung im Change Management: Mein digitaler Change-Assistent?

Technologien und Künstliche Intelligenz (KI) spielen eine immer wichtigere Rolle bei der Gestaltung und Durchführung von Change Management Prozessen in Unternehmen. Durch den gezielten Einsatz dieser Technologien können Veränderungsprozesse effizienter, transparenter und erfolgreicher gestaltet werden. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Technologien und KI dazu beitragen können:

 

Datenanalyse und Vorhersage

• Analyse von Mitarbeiterdaten: Technologien ermöglichen die Sammlung und Analyse von Mitarbeiterdaten, um besser zu verstehen, wie Veränderungen wahrgenommen und aufgenommen werden. KI-gestützte Analysetools können Muster und Trends erkennen, die bei der Planung von Veränderungsmaßnahmen hilfreich sind.
• Vorhersagemodelle: KI kann verwendet werden, um Vorhersagemodelle zu entwickeln, die den Erfolg von Veränderungsprozessen vorhersagen und potenzielle Hindernisse frühzeitig identifizieren. Dies ermöglicht eine proaktive Anpassung der Strategien.

 

Personalisierte Kommunikation und Schulungen

• Chatbots und virtuelle Assistenten: Diese Technologien können rund um die Uhr Unterstützung bieten und Fragen der Mitarbeitenden sofort beantworten. Sie können auch regelmäßige Updates und Erinnerungen verschicken, um die Kommunikation während des Veränderungsprozesses aufrechtzuerhalten.
• Adaptive Lernplattformen: KI-gestützte Lernplattformen können personalisierte Schulungsprogramme erstellen, die sich an den individuellen Bedürfnissen und Lernstilen der Mitarbeitenden orientieren. Dies erhöht die Effizienz und Effektivität der Schulungen.

 

Engagement und Feedback

• Feedback-Tools: Technologien wie Umfrage-Tools und sentimentanalytische Software können genutzt werden, um kontinuierlich Feedback von Mitarbeitenden zu sammeln. KI kann diese Daten analysieren, um ein besseres Verständnis für die Stimmung und das Engagement der Mitarbeitenden zu gewinnen.
• Gamification: Der Einsatz von Gamification-Techniken kann den Veränderungsprozess interessanter und motivierender gestalten. Durch spielerische Elemente und Belohnungen können Mitarbeitende stärker eingebunden und motiviert werden.

 

Projektmanagement und Überwachung

• Projektmanagement-Software: Moderne Projektmanagement-Tools bieten Funktionen zur Planung, Überwachung und Verwaltung von Veränderungsprojekten. Diese Tools können Aufgaben zuweisen, Fortschritte verfolgen und sicherstellen, dass Meilensteine erreicht werden.
• Dashboards und Visualisierung: KI-gestützte Dashboards können Echtzeitdaten visualisieren und den Status des Veränderungsprozesses auf einen Blick erkennbar machen. Dies erleichtert die Entscheidungsfindung und ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Herausforderungen.

 

Automatisierung und Prozessoptimierung

• Automatisierung von Routineaufgaben: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können sich Mitarbeitende auf strategischere Aspekte des Veränderungsprozesses konzentrieren. Dies erhöht die Effizienz und reduziert den Stress.
• Prozessoptimierung: KI kann Prozesse analysieren und Optimierungspotenziale identifizieren. Dies kann zu einer effizienteren Umsetzung von Veränderungen führen und sicherstellen, dass Ressourcen optimal genutzt werden.

 

Kulturelle Transformation und Wissensmanagement

• Kulturelle Analysen: Technologien können genutzt werden, um die Unternehmenskultur zu analysieren und Bereiche zu identifizieren, die für Veränderungen besonders anfällig oder widerstandsfähig sind. Dies hilft, kulturelle Barrieren zu überwinden.
• Wissensmanagement-Systeme: Durch den Einsatz von Technologien können Unternehmen ein zentrales Wissensmanagement-System aufbauen, das den Austausch von Informationen und Best Practices erleichtert. Dies unterstützt die Mitarbeitenden dabei, sich schneller an Veränderungen anzupassen.

 

Unsere abschließenden Gedanken

Täglich werden neue Technologien an Arbeitsplätzen eingeführt – und das seit mehreren Jahrzehnten. Aus dieser Zeit haben wir vor allem gelernt: Ganz häufig entstehen bei der Digitalisierung der Arbeitsplätze Widerstände, die es mit einem guten Change Management abzufangen gilt. Dies gelingt mit einem „klassischen“ Change Management-Ansatz, doch auch Change Management digitalisiert sich zunehmend. Der Einsatz von Technologien und KI im Change Management bietet zahlreiche Vorteile. Diese ermöglichen eine fundierte Planung und Durchführung von Veränderungsprozessen, personalisierte Unterstützung und Schulungen, kontinuierliches Feedback und Engagement, effizientes Projektmanagement, Automatisierung von Aufgaben sowie die Förderung einer positiven Unternehmenskultur. Durch die Integration dieser Technologien können Unternehmen sicherstellen, dass Veränderungsprozesse erfolgreich umgesetzt werden und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

Wenn wir jedoch an die Geschichte des Y2K-Glitches zurückdenken, fällt uns eines wieder ein: Die Digitalisierung und der Einsatz von neuen Technologien löst Unsicherheiten, Bedenken und vor allem die Angst vor Veränderung aus. Denn: Change ist vor allem emotional. Diese Emotionen müssen abgefangen und in gute Bahnen gelenkt werden. Change Manager*innen – also die Menschen – haben also weiterhin ihre absolute Daseinsberechtigung, um die emotionalen Aspekte der Veränderungen abzufangen und durch Vertrauen in die Führungskraft, und das kollegiale Umfeld, zu lindern. Nur, wenn der Mensch und die Maschine Hand in Hand arbeiten, können wir die besten Resultate erzielen.