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Digitale Transformation/Zusammenarbeit

Hybrides Arbeiten – kein Selbstläufer!

Die einen arbeiten von zuhause, die anderen im Office. Aber nicht durchgehend und nicht jeden Tag? In Zeiten von Corona musste das Arbeiten und seine Verortung zwangsläufig neu organisiert werden. Es wurde spontan abgewogen und ausgelotet, es wurden dabei weniger gute aber auch gute Erfahrungen gemacht.

 

Weniger gut: Wenn man seine Kolleg:innen aus dem Team nicht mehr zuverlässig trifft, kommt der Workflow schnell mal ins Stocken. Begegnung, Diskussion und Verständigung passieren nicht mehr selbstverständlich. Staffelübergaben sind erschwert.

Gut: Die Flexibilisierung von Arbeit in Zeit und Raum kommt vielen Menschen in ihrer individuellen Situation entgegen. Bio-Rhythmus, Kinderbetreuung, weitere Verpflichtungen… Wer entscheiden kann, wann und wo er arbeitet, hat in der Regel weniger Stress und ist als zufriedenerer Mensch eher bereit für ein hohes Engagement in der Sache.

 

Corona und der Einfluss der Pandemie auf das Arbeiten

Eines steht sicher fest: Corona hat die Diskussion um: „Wie wollen wir in Zukunft arbeiten?” neu belebt. Das Thema „hybrides Arbeiten” rückt dabei in den Fokus vieler Unternehmen und Konzerne. Was können wir aus den Erfahrungen der letzten Jahre mitnehmen, ist es an der Zeit, neue Modelle der Zusammenarbeit zu denken – Modelle, die uns alle ein Stück freier machen, ohne, dass der Arbeitsauftrag darunter leidet?

MBDX hat dazu ein neues Teamentwicklungsprogramm entwickelt. Sein Ziel ist, hybrides Arbeiten so zu gestalten, dass es für das gesamte Team gut funktioniert. Eines sei dabei vorweggenommen, eine Patentlösung, die für alle Teams im Unternehmen gleichermaßen funktioniert, kann es nicht geben. Viel zu divers sind Teamgrößen, ihre Augaben und ihre Verflechtungen – und alle Parameter gilt es zu berücksichtigen.

Wir gehen deshalb rein, in jedes Team, und loten mit seinen Mitgliedern den besten Weg für hybrides Arbeiten aus. Mehr Flexibilität zulassen, dabei Machbarkeiten nicht aus dem Blick verlieren, das ist eine Aufgabe, der wir uns mit bewährten Workshop-Methoden und in einem definierten Fünf-Phasen-Prozess nähern: Vorgespräch – Vorbereitung – Check-in – Check-up – Retro.

 

In fünf Phasen zum Ziel

Während wir im Vorgespräch die grundsätzliche Teamsituation erfassen, stellen wir in der Vorbereitung bereits gezielt Fragen: Wie möchtest du arbeiten? Was ist dir wichtig? Was benötigst du für deine Arbeit? So aufgeladen geht es direkt in den Check-in: Wo positioniere ich mich im Bereich Flexibilität? Wo möchte ich zukünftig stehen? Wo sollte das gesamte Team stehen? Welche Kommunikationsformen benötigen wir dafür und welche Kommunikationstools sollten eingesetzt werden? Im Check-in werden Ideen ausgetauscht und die Machbarkeiten bewertet. Im Idealfall erarbeitet das Team gemeinsam mit uns ein erstes hybrides Arbeitsmodell. In dem kann es zum Beispiel einen verpflichtenden Anwesenheitstag geben, eine Einigung zu Zeitfenstern für den digitalen Austausch oder ganz andere Verabredungen. Auf der praktischen Ebene geht es also um die Fragen: Wann, wo und wie kommen die Teammitglieder zusammen, welche Touchpoints können oder wollen sie nutzen?

Im Check-up werden die gesammelten Ideen zur hybriden Zusammenarbeit bewertet und weiterentwickelt. In der mehrwöchigen Zeit zwischen Check-in und Check-up konnten ggf. erste Modelle getestet und erste Erfahrungen gesammelt werden. Diese werden genutzt und dienen als Basis für die Schärfung des verabredeten Zusammenarbeitsmodells.

Erst zwei bis drei Monate später treffen die Programmteilnehmer:innen im Retro wieder zusammen, um weitere Erfahrungen zu reflektieren. Hat sich ihr hybrides Arbeitsmodell bereits bewährt? Was wird in dem Kontext als Errungenschaft, was als Problem bewertet? Auf welche Form der Zusammenarbeit konzentriert sich das Team. Was möchte es auf jeden Fall in die Zukunft übertragen, was eher nicht?

 

Neue Formen der Zusammenarbeit mit Augenmaß

Das Pilotprojekt startete im Jahr 2021, mehr als 20 Teams haben das rein digitale Programm durchlaufen. Und auch wir als Moderatoren haben dabei viel gelernt. Wie kann ein fairer Ausgleich zwischen individuellen Wünschen an die Arbeitszeit und den Arbeitsort sowie den Erhalt der Performance im Team gelingen? Welche technischen Voraussetzungen sind nötig, welche Programme hilfreich, damit hybrides Arbeiten selbstverständlich wird? Die Antworten sind überraschend vielfältig.

Learnings:

  • Hybrides Arbeiten ist eine Chance für mehr Zufriedenheit und auch, bei klaren Verabredungen, für eine gute Performance im Team

  • Jedes Team hat seine eigenen Dynamiken, die gilt es auch bei der hybriden Zusammenarbeit zu berücksichtigen

  • Damit Treffpunkte im Analogen und im Digitalen funktionieren, braucht es Regeln. Die aber müssen erst entwickelt werden

  • Hybrides Arbeiten ist kein Selbstläufer, viele Voraussetzungen – technische und organisatorische – müssen erst geschaffen werden